📌 Важное изменение: Введение обязательного использования электронных счетов
С 2025 года все самозанятые и компании обязаны принимать электронные счета-фактуры. В последующие годы постепенный переход на обязательное использование электронных счетов будет распространяться и на их отправку.
Таким образом, традиционные бумажные счета и обычные PDF-файлы окончательно уйдут в прошлое.
Мы расскажем, как оптимально подготовиться к этому переходу. Ключевым моментом является использование программного обеспечения, которое соответствует всем требованиям к электронным счетам. В нашем обзоре мы представим вам подходящие решения.
Бухгалтерия и ведение бухгалтерского учёта — определение и основы
Многие используют термины «бухгалтерия» и «ведение бухгалтерского учёта» как синонимы, однако они имеют разные значения. Вот краткое и практическое объяснение:
- Бухгалтерия описывает организационную структуру, с помощью которой создаются счета и предложения, фиксируются документы и соблюдаются законодательные требования к финансовому управлению. Кроме того, она служит для контроля финансового состояния компании и подготовки итоговой отчетности по результатам деятельности за год.
- Бухгалтерский учёт — это конкретный метод фиксации финансовых операций, таких как доходы, расходы или инвестиции. Здесь различают простой учёт (учёт доходов и расходов) и двойной бухгалтерский учёт (обязательный для компаний, ведущих баланс).
#1 Какие обязанности по ведению бухгалтерии вытекают из требований GoBD?
GoBD (Основные принципы правильного ведения и хранения бухгалтерских книг, записей и документов в электронной форме, а также доступа к данным) регулируют порядок ведения бухгалтерского учёта. Компаниям необходимо обеспечить, чтобы все финансовые операции были понятны, систематичны и неизменны.
Конкретно это означает:
- Управление документами: все документы должны храниться в полном объёме, структурированном виде и с возможностью проверки — независимо от того, бумажные они или цифровые. Отсутствующие документы необходимо заменить внутренними подтверждающими записями.
- Безопасность данных: электронные документы должны храниться с гарантией защиты от потери или изменения.
- Неизменность: цифровые счета и бухгалтерские данные должны быть защищены таким образом, чтобы исключить возможность последующих изменений.
💡 Практический пример: при отправке счета клиенту он должен содержать все предусмотренные законом реквизиты. Кроме того, такой счёт должен быть правильно учтён как доход и архивирован. В случае цифрового счёта важно обеспечить его безопасное хранение и невозможность последующего изменения.
#2 Какие требования по хранению документов действуют для бухгалтерии?
Компании и самозанятые лица обязаны по закону хранить деловые документы в течение определённого периода. Сроки зависят от вида документов и установлены в Налоговом кодексе (AO) и Торговом кодексе (HGB).
🔹 Срок хранения 10 лет распространяется на:
бухгалтерские документы (счета, квитанции, банковские выписки)
годовые отчёты и балансы
бухгалтерские журналы и инвентаризационные списки
налоговые уведомления и отчёты налоговых проверок
🔹 Срок хранения 6 лет распространяется на:
деловую переписку (электронные письма, письма, связанные с налогами)
договоры и напоминания о платежах
коммерческие предложения, если они привели к сделке
💡Важно: обязательство по хранению распространяется как на бумажные, так и на электронные документы. Цифровые документы должны храниться в неизменяемом виде, чтобы исключить возможность последующего редактирования. Современное бухгалтерское программное обеспечение помогает архивировать документы с соблюдением требований к проверяемости.
#3 Проверяется ли соблюдение требований GoBD?
Да, налоговые органы регулярно проверяют соблюдение требований GoBD в рамках налоговых проверок. Эксперты анализируют бухгалтерские документы как в бумажном, так и в электронном виде, чтобы убедиться в соответствии всем законодательным требованиям.
При проверке, в частности, изучаются следующие документы:
- Кассовые книги и кассовые системы
- Банковские операции и выписки по счетам
- Годовые отчёты или учёт доходов и расходов (EÜR)
Поэтому крайне важно вести бухгалтерский учёт структурировано и без ошибок, чтобы избежать возможных претензий или штрафов.
#4 Основные разделы бухгалтерского учёта
Бухгалтерский учёт можно разделить на несколько подразделов, каждый из которых имеет свои особенности и задачи:
- Финансовый учет: фиксирует все хозяйственные операции, такие как доходы, расходы, прибыли и убытки, с целью определения прибыли компании.
- Учёт дебиторской задолженности: включает управление открытыми счетами клиентов, ведение претензионной работы и контроль за своевременностью поступления платежей.
- Учёт кредиторской задолженности: отвечает за проверку и оплату входящих счетов с учётом текущей ликвидности компании.
- Учёт заработной платы: занимается расчетом и выплатой зарплат, включая удержание налогов и социальных взносов.
Нужно ли каждому предприятию вести учёт заработной платы?
Как только компания нанимает сотрудников, учёт заработной платы становится неотъемлемой частью финансового управления. Основные задачи включают:
- Подготовка ежемесячных расчётных листков по заработной плате
- Расчёт и перечисление подоходного налога с заработной платы и взносов в социальные фонды
Компании могут вести учёт заработной платы самостоятельно или передавать эти функции внешним специалистам, таким как налоговые консультанты или бухгалтерские фирмы по расчёту заработной платы.
Выбор правильного метода бухгалтерского учёта
Выбор подходящего метода бухгалтерского учёта зависит от размера компании, её организационно-правовой формы и требований законодательства. В основном существуют два основных метода:
1. Учёт доходов и расходов (EÜR)
Этот упрощённый метод подходит для фрилансеров, индивидуальных предпринимателей и мелких торговцев, которые не обязаны вести двойную бухгалтерию. Здесь учитываются только фактические доходы и расходы.
✅ Меньше бюрократической нагрузки
✅ Не требуется составление баланса
✅ Простой для понимания и быстрого внедрения
❌ Разрешён только для малых предприятий с годовым оборотом менее 600 000 € или прибылью менее 60 000 €
2. Двойная бухгалтерия
Корпорации (GmbH, UG, AG) и крупные компании обязаны вести двойную бухгалтерию. Все операции фиксируются по дебету и кредиту на двух счетах для точного финансового учёта.
✅ Детальный контроль финансов
✅ Подготовка баланса и отчёта о прибылях и убытках (GuV)
✅ Обязательна для компаний с оборотом и прибылью выше установленных лимитов
❌ Увеличенная административная нагрузка
❌ Более сложное ведение учета
Какой метод бухгалтерского учёта подходит именно вашей компании?
- Малые предприниматели и фрилансеры: достаточно учёта доходов и расходов (EÜR)
- GmbH, UG, AG и крупные предприятия: обязательное ведение двойной бухгалтерии
- Планируете рост? Тогда целесообразно заблаговременно перейти на двойную бухгалтерию
💡 Совет: цифровые бухгалтерские программы поддерживают оба метода и помогают сделать процессы более эффективными.
Организация бухгалтерии — как создать порядок и структуру
Хорошо организованная бухгалтерия экономит время, снижает количество ошибок и помогает своевременно выявлять финансовые затруднения. Используйте эти проверенные методы, чтобы всегда сохранять контроль:
1. Создайте чёткую структуру хранения документов — так вы сохраните контроль над процессом
Хорошо организованная бухгалтерия начинается с продуманной системы хранения документов. Независимо от того, бумажные они или цифровые, систематический порядок облегчает ежедневную работу, экономит время при налоговых проверках и предотвращает потерю важных документов.
Физическое или цифровое хранение — что лучше?
📂 Физическое хранение:
✔ Разделяйте документы по категориям (например, счета, контракты, налоговые документы)
✔ Используйте папки или разделители с цветовой маркировкой
✔ Архивируйте старые документы вне рабочего пространства, но в удобном для доступа месте
💾 Цифровое хранение:
✔ Сканируйте документы сразу после получения и сохраняйте их в цифровом виде
✔ Используйте единообразную структуру папок с понятными именами файлов (например, „2025_01_Счет_КомпанияПример.pdf“)
✔ Храните документы в облаке для доступа из любого места
✔ Обеспечьте хранение документов с возможностью аудита и защитой от изменений
Структурированное управление документами — какие категории имеют смысл
Для простой и быстрой организации бухгалтерских документов рекомендуются следующие папки или цифровые категории:
- Входящие счета — документы на товары или услуги, полученные вашей компанией
- Исходящие счета — все счета, которые вы выставляете клиентам
- Выписки по счетам — для сверки с бухгалтерией и подтверждения платежей
- Налоговые документы — предварительные декларации по НДС, налоговые уведомления, годовые отчёты
- Договоры и соглашения — договоры аренды, лизинга, страховые полисы
- Учёт заработной платы — расчётные листы, подтверждения социальных взносов
Правильное архивирование документов — как соблюдать требования GoBD
GoBD (Основные принципы правильного ведения бухгалтерского учёта) требуют, чтобы все документы, связанные с бизнесом, хранились полно, прозрачно и без возможности изменений.
🛑 Важные правила архивирования документов:
✔ Все оригиналы документов должны храниться минимум 10 лет (в электронном или бумажном виде)
✔ Цифровые документы нельзя изменять или удалять после сохранения
✔ Необходимо вести полную документацию — отсутствующие документы должны заменяться внутренними записями
💡 Совет: используйте бухгалтерское ПО с интегрированной системой управления документами, чтобы автоматически архивировать счета и документы в цифровом виде и иметь к ним доступ в любое время.
Продуманная система хранения поможет избежать хаоса и хорошо подготовиться к налоговым проверкам.
2. Использование контроллинга как инструмента управления
Хорошо организованная бухгалтерия предоставляет ценные данные о финансовом состоянии компании и служит основой для обоснованных решений. Для эффективного управления экономическим успехом важно регулярно анализировать ключевые показатели эффективности (KPI) и создавать понятные панели контроллинга.
Особенно в малом бизнесе владельцы часто выступают в роли «главного по результативности» (CPO), самостоятельно анализируя ежемесячные показатели и разрабатывая стратегические меры.
Структурированный контроллинг позволяет постоянно контролировать доходы, расходы и ликвидность, своевременно выявлять риски и эффективно использовать возможности для роста.
3. Использование цифрового бухгалтерского программного обеспечения
Современное бухгалтерское программное обеспечение облегчает управление финансами и часто объединяет функции программ для выставления счетов с расширенными возможностями бухгалтерского учёта. Многие разработчики предлагают разные версии — от простых инструментов для счетов до полноценных бухгалтерских систем.
Основные функции бухгалтерского программного обеспечения:
- Управление счетами: предложения, счета, платежи и напоминания в одной системе
- Интерфейс ELSTER: прямое создание и отправка учёта доходов и расходов (EÜR)
- Предварительная декларация по НДС (UStVA): автоматический расчёт и передача в налоговую службу
- Двойная бухгалтерия: поддержка различных планов счетов и детализированных проводок
- Управление основными средствами: учёт и расчёт амортизации
- Годовая отчётность: составление баланса и отчёта о прибылях и убытках (GuV)
- Интерфейсы с кассовыми и складскими системами (ERP): автоматический импорт данных
💡Доступ для налогового консультанта: многие бухгалтерские программы позволяют вашему налоговому консультанту напрямую получать доступ к необходимым данным. Это облегчает подготовку налоговых деклараций, управленческих отчётов (BWA) и годовой отчётности.
С правильным бухгалтерским программным обеспечением вы экономите время, снижаете количество ошибок и всегда контролируете свои финансы.
4. Когда имеет смысл обратиться за помощью к налоговому консультанту?
Сотрудничество с налоговым консультантом может значительно облегчить работу, особенно если бухгалтерия становится сложной или возникают налоговые вопросы. Профессиональная помощь особенно полезна в следующих случаях:
- Отсутствие профессиональных знаний: если у вас нет достаточного опыта и знаний в области бухгалтерии и налогов.
- Большой объём бухгалтерских операций: при большом количестве счетов, документов и финансовых транзакций.
- Ведение кассовой книги обязательно: особенно для стационарных магазинов с наличными оборотами, что повышает риски при налоговой проверке.
- Сложные хозяйственные операции: например, в трансграничной электронной торговле или при применении специальных налоговых правил.
- Подробный план счетов: когда вашей компании требуется большое количество различных счетов для учёта.
- Сложная налоговая ситуация: если у вас несколько источников дохода или на ваш бизнес распространяются особые налоговые правила.
- Управление персоналом: когда вопросы расчёта зарплат и социального страхования становятся значительными.
Поскольку предприниматели не могут выполнять всё самостоятельно, часто целесообразно делегировать часть бухгалтерии специалистам. Налоговый консультант берёт на себя не только ведение текущего финансового учёта, но и приносит дополнительные преимущества:
✅ Профессиональные консультации: он отвечает на налоговые вопросы индивидуально и помогает правильно соблюдать налоговые требования.
✅ Ведение кассовой книги в соответствии с GoBD: особенно важно для компаний с наличными операциями для соблюдения законодательства.
✅ Ответственность за ошибки: если налоговый консультант ведёт бухгалтерию, он несёт ответственность за возможные ошибки в учёте или консультациях и застрахован.
✅ Поддержка при налоговых проверках: в случае проверки со стороны налоговой службой консультант ведёт коммуникацию и компетентно защищает интересы компании.
Налоговый консультант помогает избежать налоговых ловушек и одновременно освобождает время для основной деятельности. В зависимости от структуры компании и индивидуальных потребностей целесообразно наладить регулярное сотрудничество или хотя бы периодические консультации.
Что такое анкета для налоговой регистрации?
После регистрации компании необходимо подать в налоговую службу анкету для налоговой регистрации. Этот документ устанавливает налоговые рамки для вашего бизнеса и служит основой для ведения бухгалтерии и выполнения налоговых обязательств
#1 Какая информация должна быть указана в анкете для налоговой регистрации?
При заполнении анкеты необходимо указать различные данные, которые налоговая служба использует для налоговой классификации вашего предприятия:
- При заполнении анкеты необходимо указать различные данные, которые налоговая служба использует для налоговой классификации вашего предприятия:
- Правовая форма и сфера деятельности: указание, является ли деятельность свободной профессией или коммерческой, а также наличие регистрации в торговом реестре
- Налоговые авансовые платежи: оценка предполагаемых доходов и прибыли для расчёта налоговых платежей
- Метод ведения бухгалтерии: выбор между учётом доходов и расходов (EÜR) или двойной бухгалтерией с составлением баланса
- Обязанность по уплате подоходного налога с заработной платы: если вы планируете нанимать сотрудников, необходимо указать соответствующие данные.
- Налоговые правила по НДС: регистрация для уплаты НДС и получение налогового номера.
- Правило малого предпринимателя: возможность освобождения от уплаты НДС при условии, что оборот не превышает установленные лимиты.
- Идентификационный номер плательщика НДС (USt-IdNr.): необходим для ведения сделок внутри Евросоюза.
#2 Важные решения по НДС в анкете для налоговой регистрации
В анкете для налоговой регистрации предприниматели должны определить, как они будут работать с НДС. При этом есть два ключевых момента:
- Правило малого предпринимателя (§ 19 Закона о НДС): если ваш годовой оборот в год основания бизнеса не превышает 22 000 €, а в следующем году, как ожидается, не превысит 50 000 €, вы можете быть освобождены от уплаты НДС. В этом случае вы не имеете права указывать НДС в счетах, но и не можете заявлять вычет входного НДС.
- Обычное налогообложение: если вы выбираете обычное налогообложение или превышаете установленные лимиты по обороту, вы обязаны начислять НДС на свои счета и перечислять его в налоговую службу. При этом вы можете заявлять вычет входного НДС по полученным счетам.
Кроме того, компании могут получить идентификационный номер плательщика НДС (USt-IdNr.), если ведут бизнес внутри ЕС. Этот номер необходим для безналоговой торговли с компаниями из других стран ЕС.
💡 Совет: выбор правильного режима налогообложения по НДС может существенно повлиять на финансовые результаты. Тем, кто планирует долгосрочный рост или имеет большие суммы входного НДС, стоит тщательно взвесить все плюсы и минусы.
#3 Что означает правило малого предпринимателя?
Правило малого предпринимателя — это налоговое послабление для предпринимателей с низким годовым оборотом. Те, кто пользуются этим правилом, не обязаны указывать НДС в счетах, но при этом не могут заявлять вычет входного НДС. Особенно на начальном этапе самозанятости это помогает снизить бюрократическую нагрузку.
Предприниматели, подпадающие под это правило, обычно ведут простой учёт и используют учёт доходов и расходов (EÜR) для определения прибыли. Цифровые программы для выставления счетов с функцией EÜR могут существенно помочь в этом процессе.
Целесообразность применения правила малого предпринимателя зависит от различных факторов, таких как планируемый рост оборота и сумма входного НДС. Поэтому решение следует принимать обдуманно.
Создание предложений и счетов — как сделать это правильно
Профессиональное составление коммерческих предложений и счетов-фактур жизненно важно для гладкого ведения бизнеса и правильного бухгалтерского учёта. Существуют как законодательные требования, так и лучшие практики, которые обеспечивают прозрачность и эффективность в выставлении счетов.
1. Составление коммерческих предложений
Коммерческое предложение — это основа для заключения сделки. Оно должно содержать следующие элементы:
- Данные компании (название, адрес, налоговый номер, идентификационный номер плательщика НДС)
- Получатель (клиент с полными контактными данными)
- Описание услуги (продукт/услуга, количество, цена)
- Ценовые данные (нетто-цена, налог на добавленную стоимость, общая сумма)
- Срок действия предложения (например, 14 или 30 дней)
💡 Совет: используйте программное обеспечение для составления предложений, которое позволяет одним кликом преобразовать предложение в счёт.
2. Выписка счетов
Согласно закону о налоге на добавленную стоимость, счёт-фактура должен содержать определённые реквизиты для юридической силы:
- Дата счета и порядковый номер счета
- Период оказания услуги или дата поставки
- Налоговое уведомление (например, «Освобождено от НДС согласно § 19 UStG» для малых предпринимателей)
- Условия оплаты (например, «Оплата в течение 14 дней без скидок»)
📌
Внимание, малые предприниматели! Те, кто пользуются правилом малого предпринимателя, не имеют права указывать НДС в счётах и обязаны размещать соответствующее уведомление на счёте.
💡Используйте цифровые решения: программы для выставления счетов помогают быстро и в соответствии с законом создавать предложения и счета, управлять документами и контролировать сроки оплаты.
Другие задачи бухгалтерии
Помимо учёта доходов и расходов и составления счетов, бухгалтерия выполняет множество других важных функций, которые необходимы для бесперебойной работы предприятия.
1. Платёжные операции и работа с просроченной задолженностью
Бухгалтерия обеспечивает своевременное выполнение платежей и контроль за неоплаченными счетами. В это входит:
- Контроль поступлений и расходов денежных средств
- Управление счетами поставщиков и их своевременная оплата
- Подготовка уведомлений о просроченной оплате для клиентов
💡 Совет: автоматизированные системы напоминаний помогают эффективно отслеживать просроченные платежи и не терять контроль над ситуацией..
2. Выполнение налоговых обязательств
Компании обязаны регулярно подавать налоговую отчётность. К ней относятся:
- Предварительные отчёты по НДС (ежемесячно или ежеквартально)
- Декларации по подоходному налогу или налогу на прибыль организаций
- Заявления по торговому налогу и налогу на заработную плату (при наличии наёмных работников)
- Условия оплаты (например, «Оплата в течение 14 дней без скидок»)
💡 Важно: своевременная подача этих отчетов является обязательной. Задержки могут привести к штрафам.
3. Подготовка управленческих отчетов (BWA)
Бухгалтерия предоставляет данные, которые имеют ключевое значение для финансового управления компанией. К ним относятся:
- Отчёт о прибылях и убытках (GuV)
- Планирование ликвидности для обеспечения платежеспособности
- Расчёт ключевых показателей эффективности (KPI)
💡Совет: современные бухгалтерские программы предлагают панели управления (дашборды), которые наглядно отображают все важные показатели компании и помогают в их анализе.
4. Документирование и архивирование
Бухгалтерские документы должны храниться полно и с возможностью проверки. К этому относится архивирование:
- Входящих и исходящих счетов-фактур
- Выписок по счетам и налоговых уведомлений
- Договоров и подтверждающих документов
💡Хранение в соответствии с GoBD: все деловые документы должны храниться минимум 6–10 лет как в бумажном, так и в цифровом виде.
