Wichtige Änderung: Einführung der E-Rechnungspflicht
Ab 2025 sind alle Selbstständigen und Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. In den darauffolgenden Jahren wird auch der Versand von E-Rechnungen schrittweise zur gesetzlichen Vorgabe.
Damit gehört die klassische Papierrechnung sowie das einfache PDF endgültig der Vergangenheit an.
Wir erklären, wie Sie sich optimal auf die Umstellung vorbereiten. Entscheidend ist der Einsatz einer Software, die alle Anforderungen an die E-Rechnung erfüllt. In unserem Vergleich stellen wir Ihnen geeignete Lösungen vor.
Rechnung mit Excel, Word oder Software?
Beim Erstellen von Rechnungen gibt es verschiedene Möglichkeiten – von manuellen Lösungen bis hin zu automatisierten Tools. Jede Variante hat ihre Vor- und Nachteile:
- Excel & Word: Wer nur wenige Rechnungen pro Monat schreibt, kann Vorlagen in Excel oder Word nutzen. Diese erfordern jedoch manuelle Pflege und Berechnung der Beträge, was fehleranfällig sein kann. Zudem fehlt eine automatische Nummerierung oder Archivierung.
- Rechnungssoftware: Spezielle Programme oder Online-Tools wie Lexoffice, sevDesk oder FastBill bieten automatische Rechnungsnummern, Steuerberechnungen und eine zentrale Ablage. Sie erleichtern die Buchhaltung und reduzieren Fehler.
- Buchhaltungsprogramme: Wer eine umfassende Lösung sucht, kann auf Buchhaltungssoftware setzen, die neben Rechnungen auch Einnahmen, Ausgaben und Steuererklärungen verwaltet. Besonders für wachsende Unternehmen ist dies eine effiziente Lösung.
Für gelegentliche Rechnungen reichen Excel oder Word oft aus, doch wer Zeit sparen und gesetzliche Anforderungen leichter erfüllen will, profitiert von einer Software-Lösung.
Rechtliche Aspekte beim Rechnungen schreiben
Für Selbstständige und Unternehmer ist es essenziell, die gesetzlichen Vorgaben rund um Rechnungen zu kennen. Besonders das Finanzamt legt großen Wert auf korrekte Angaben, da Rechnungen sowohl für die Umsatzsteuer als auch für die Ermittlung des Gewinns relevant sind.
In diesem Abschnitt erfahren Sie die wichtigsten Punkte zu:
- Pflichtangaben auf einer Rechnung – Welche Informationen zwingend enthalten sein müssen
- GoBD und digitale Rechnungen – Was Sie über die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit wissen sollten
- Stornierung von Rechnungen – Welche Regeln gelten, wenn eine Rechnung korrigiert werden muss
- Aufbewahrungspflichten – Wie lange Rechnungen archiviert werden müssen
- Rückwirkendes Rechnungsstellen und Verjährung – Was passiert, wenn eine Rechnung zu spät oder gar nicht geschrieben wurde
Wer diese Punkte beachtet, stellt sicher, dass seine Rechnungen nicht nur rechtskonform sind, sondern auch im Falle einer Prüfung keine Probleme entstehen.
#1 Was muss auf einer Rechnung stehen? Die Pflichtbestandteile
Damit eine Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und vom Finanzamt anerkannt wird, müssen bestimmte Angaben enthalten sein. Fehlen wesentliche Informationen, kann das zu steuerlichen Problemen oder Zahlungsverzögerungen führen.
Hier sind die Pflichtbestandteile, die jede ordnungsgemäße Rechnung enthalten muss:
- Rechnungsersteller – Name und vollständige Adresse des Unternehmens, das die Rechnung ausstellt.
- Rechnungsempfänger – Name und vollständige Adresse des Kunden oder Geschäftspartners, an den die Rechnung gerichtet ist.
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-IdNr.) – Die Steuernummer ist zwingend erforderlich. Bei grenzüberschreitenden Leistungen innerhalb der EU muss zusätzlich die USt.-IdNr. angegeben werden.
- Angabe „Rechnung“ – Das Dokument muss eindeutig als Rechnung gekennzeichnet sein. Falls es sich um eine Gutschrift handelt, muss der Begriff „Gutschrift“ explizit aufgeführt werden.
- Rechnungsdatum – Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde.
- Rechnungsnummer – Jede Rechnung muss eine einmalige und fortlaufende Rechnungsnummer enthalten.
- Leistungsdatum oder Leistungszeitraum – Der Zeitpunkt oder Zeitraum, in dem die Lieferung oder Dienstleistung erbracht wurde (z. B. bei Projekten oder wiederkehrenden Leistungen).
- Rechnungspositionen – Detaillierte Auflistung der erbrachten Leistungen oder gelieferten Waren mit:
- Art der Leistung oder Ware
- Menge oder Umfang
- Einzelpreis netto
- Umsatzsteuersatz je Position (z. B. 19 % oder 7 %)
- Gesamtpreis pro Position
- Rechnungsbetrag netto – Die Summe aller Nettobeträge (ohne Mehrwertsteuer).
- Summe Mehrwertsteuer – Die ausgewiesene Umsatzsteuer je Steuersatz (z. B. 19 % oder 7 %).
- Bruttobetrag/Zahlbetrag – Die Summe aus Nettobetrag und Mehrwertsteuer. Dies ist der Endbetrag, den der Kunde zahlen muss.
- Zahlungsfrist – Die Frist, bis wann die Rechnung beglichen werden muss. Falls ein Skonto vereinbart wurde, muss auch die Skontofrist klar angegeben sein.
Hinweis: Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro benötigen nur vereinfachte Angaben wie Name und Adresse des Rechnungsstellers, Rechnungsdatum, Leistung, Steuerbetrag und Gesamtbetrag.
Eine vollständig und korrekt ausgestellte Rechnung erleichtert nicht nur die Buchhaltung, sondern stellt sicher, dass alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden.
#2 GoBD-Regeln für die Rechnungsstellung
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Daten in elektronischer Form) legen fest, wie Unternehmen ihre Rechnungen und andere steuerrelevante Unterlagen verwalten müssen. Diese Vorschriften sollen Manipulationen verhindern und eine korrekte Buchführung gewährleisten.
Folgende Punkte sind dabei besonders wichtig:
- Unveränderbarkeit von Rechnungen – Ein elektronisches Rechnungsdokument darf nach der Erstellung nicht mehr bearbeitet oder nachträglich geändert werden.
- Sichere Aufbewahrung – Alle Rechnungen müssen so gespeichert werden, dass sie während der gesamten Aufbewahrungsfrist nicht verloren gehen oder manipuliert werden können.
- Vollständige Archivierung – Sämtliche ausgestellten und empfangenen Rechnungen müssen vollständig und nachvollziehbar gespeichert bleiben.
Der Hintergrund dieser Vorschriften liegt in der steuerlichen Kontrolle: Das Finanzamt möchte sicherstellen, dass Unternehmen ihre Umsätze korrekt erfassen und keine Einnahmen „unter den Tisch fallen“. Rechnungssoftware mit einer GoBD-Zertifizierung erfüllt diese Anforderungen automatisch. Dagegen sind Rechnungen, die mit Word oder Excel erstellt und manuell bearbeitet werden können, problematisch, da sie leicht verändert werden können.
#3 Regeln beim Stornieren einer Rechnung
Da Rechnungen nach den GoBD nicht nachträglich geändert oder gelöscht werden dürfen, gelten besondere Regeln für das Stornieren einer Rechnung:
Eine stornierte Rechnung muss im Archiv erhalten bleiben und mit dem Vermerk „Storno“ versehen werden. Der Grund für das Storno sollte dokumentiert werden, damit bei einer Betriebsprüfung nachvollziehbar ist, warum die Rechnung storniert wurde. Die neue Rechnung sollte sich auf die ursprüngliche Rechnung beziehen, insbesondere durch eine eindeutige Verknüpfung der Rechnungsnummern.
Eine transparente und nachvollziehbare Handhabung von Stornos schützt vor Problemen mit dem Finanzamt und erleichtert eine lückenlose Buchführung.
#4 Aufbewahrungspflichten für Rechnungen
Unternehmer sind verpflichtet, sämtliche Rechnungen für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren, unabhängig davon, ob sie in Papierform oder digital vorliegen.
Aufbewahrungsfrist:
- Rechnungen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden (nicht 8 Jahre, wie früher oft angenommen).
- Die Speicherung muss so erfolgen, dass eine nachträgliche Manipulation ausgeschlossen ist.
Im Falle einer Betriebsprüfung müssen die Rechnungen lückenlos vorgelegt werden können. Wer digitale Rechnungen speichert, sollte daher auf ein sicheres Archivierungssystem setzen.
#5 Rückwirkendes Ausstellen und Verjährung
Grundsätzlich können Rechnungen auch nachträglich ausgestellt werden. Allerdings gibt es hier zeitliche Grenzen:
Maximale Rückwirkungsfrist:
- Eine Rechnung kann bis zu drei Jahre nach Erbringung der Leistung ausgestellt werden.
- Entscheidend ist, dass der Kunde tatsächlich eine Leistung erhalten hat und die Rechnung berechtigt ist.
Auch die Zahlungsansprüche unterliegen einer Frist: Wenn eine offene Rechnung nicht rechtzeitig angemahnt wird, verjährt der Anspruch nach drei Jahren. Daher ist es ratsam, Rechnungen direkt nach Abschluss der Leistungserbringung zu schreiben und rechtzeitig eine Mahnung zu versenden, falls die Zahlung ausbleibt.
#6 Regeln für elektronische Rechnungen
Digitale Rechnungen werden immer beliebter und sind mittlerweile rechtlich der Papierrechnung gleichgestellt. Dabei gilt:
Rechnungen dürfen elektronisch erstellt und versendet werden. Eine digitale Signatur ist nicht mehr zwingend erforderlich. Die Datei muss unveränderbar gespeichert und lesbar sein (z. B. PDF, XML, XRechnung).
Elektronische Rechnungen sind nicht nur umweltfreundlich, sondern erleichtern auch die Buchhaltung, da sie direkt in digitale Archivsysteme übernommen werden können.
#7 Maschinenlesbare elektronische Rechnungen (ZUGFeRD & XRechnung)
Vor allem bei Geschäften mit Behörden gelten besondere Regeln für elektronische Rechnungen. Öffentliche Auftraggeber verlangen zunehmend maschinenlesbare Rechnungen, die sich automatisiert verarbeiten lassen.
Wichtige Formate:
- ZUGFeRD-Rechnungen (eine PDF mit eingebettetem maschinenlesbarem Code)
- XRechnung (ein XML-basiertes Format für den Datenaustausch)
Seit dem 20.11.2020 müssen alle Rechnungen an Behörden in einem elektronisch lesbaren Format vorliegen. Unternehmen, die mit dem öffentlichen Sektor zusammenarbeiten, sollten daher ihre Rechnungsstellung entsprechend anpassen.
Rechnung für Kleinunternehmer: Was ist zu beachten?
Für nebenberuflich Selbstständige und Unternehmer, die sich für die Kleinunternehmerregelung entscheiden, gelten besondere Regeln bei der Rechnungsstellung. Da sie keine Umsatzsteuer abführen, dürfen sie auf ihren Rechnungen auch keine Umsatzsteuer ausweisen.
Wichtige Merkmale einer Kleinunternehmer-Rechnung:
- Die Rechnung enthält nur den Nettobetrag, da keine Umsatzsteuer berechnet wird.
- Ein rechtlicher Hinweis sollte eingefügt werden, zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.“
- Alle anderen Pflichtangaben bleiben bestehen, genau wie bei einer regulären Rechnung.
Viele Rechnungsprogramme bieten eine Funktion für die Kleinunternehmerregelung an. Dadurch wird automatisch eine Rechnung ohne Umsatzsteuer erstellt und der entsprechende Hinweis hinzugefügt.
Wer eine Rechnungsvorlage nutzen möchte, sollte sicherstellen, dass alle relevanten Angaben enthalten sind und die Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Arten von Rechnungen und ihre Anwendung
Im geschäftlichen Alltag gibt es verschiedene Rechnungsarten, die je nach Geschäftsmodell oder Transaktion erforderlich sind. Eine professionelle Rechnungssoftware sollte idealerweise alle gängigen Rechnungsformate unterstützen, um die Abrechnung effizient zu gestalten.
#1 Wiederkehrende Rechnung (Dauerrechnung)
Eine Dauerrechnung wird für Leistungen ausgestellt, die regelmäßig über einen längeren Zeitraum erbracht werden. Typische Beispiele sind Mietzahlungen für Geschäftsräume oder laufende Serviceverträge. Der Vorteil einer Dauerrechnung ist, dass sie nicht jedes Mal neu erstellt werden muss – die Konditionen bleiben für den vereinbarten Zeitraum gleich.
#2 Teilrechnungen (Abschlagsrechnung)
Bei größeren Projekten, die sich über mehrere Wochen oder Monate erstrecken, werden häufig Abschlagszahlungen vereinbart. Diese Art der Rechnung erlaubt es, bereits erbrachte Teilleistungen abzurechnen. Ein Beispiel wäre ein Webentwickler, der einen Onlineshop erstellt und nach Abschluss einzelner Projektphasen Teilbeträge in Rechnung stellt, bevor zum Abschluss die Endabrechnung (Schlussrechnung) erfolgt.
#3 Abo-Rechnungen (Wiederkehrende Rechnungen)
Unternehmen mit Abo-Modellen oder langfristigen Vertragskunden setzen oft auf automatisierte wiederkehrende Rechnungen. Ein typisches Beispiel sind Mitgliedsbeiträge oder Software-Abonnements, bei denen in regelmäßigen Abständen Rechnungen ausgestellt werden. Moderne Rechnungssoftware kann diesen Prozess automatisieren, sodass Rechnungen nicht manuell erstellt werden müssen.
#4 Gutschrift als Abrechnungsinstrument
Eine Gutschrift wird in zwei Varianten verwendet:
Abrechnungsgutschrift – Unternehmen nutzen sie, um z. B. Provisionen für freie Handelsvertreter abzurechnen. Stornogutschrift – Wird ausgestellt, wenn eine bereits bezahlte Leistung erstattet werden muss.
Wichtig: Eine Gutschrift ersetzt eine Rechnung nicht, sondern ist eine Form der Abrechnung.
#5 Stornorechnung (Korrekturrechnung)
Wenn eine falsch ausgestellte Rechnung korrigiert werden muss oder eine Leistung nicht erbracht wurde, wird eine Stornorechnung erstellt. Diese dient dazu, die ursprüngliche Rechnung zu neutralisieren, bevor eine neue, korrigierte Rechnung versendet wird. Stornorechnungen sind wichtig, um eine transparente und gesetzeskonforme Buchhaltung zu gewährleisten.
#6 Kleinbetragsrechnung
Für Rechnungen bis 250 Euro gelten vereinfachte Vorschriften. Eine Kleinbetragsrechnung muss nicht alle Pflichtangaben einer regulären Rechnung enthalten, sondern lediglich:
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Rechnungsdatum
- Leistungsbeschreibung
- Gesamtbetrag inkl. Steuer
- Angewandter Steuersatz (z. B. 19 % oder 7 %)
Besonders praktisch ist diese Rechnung für kleine Einkäufe im geschäftlichen Bereich. Zudem sind Rechnungen bis 250 Euro von der seit dem 1.1.2025 geltenden E-Rechnungspflicht befreit.
#7 Quittung als Zahlungsnachweis
Eine Quittung bestätigt, dass eine Zahlung geleistet wurde. Sie wird oft als Alternative zu Kleinbetragsrechnungen genutzt und enthält ähnliche Angaben. Viele Quittungen, die im Handel oder bei Dienstleistungen bis 250 Euro ausgestellt werden, entsprechen bereits einer Kleinbetragsrechnung.
Rechnungsstellung für Kunden im Ausland
Wenn Sie internationale Kunden haben oder planen, Ihre Waren und Dienstleistungen ins Ausland zu verkaufen, sollten Sie sich frühzeitig mit den steuerlichen Vorgaben auseinandersetzen. Da sich die Regelungen von Land zu Land unterscheiden, kann es hilfreich sein, mit einem Steuerberater zusammenzuarbeiten.
Hier sind die wichtigsten Punkte, die Sie beachten sollten:
- Rechnungsvorlagen in Fremdsprachen – Für internationale Geschäftspartner, insbesondere im B2B-Bereich, ist es sinnvoll, Rechnungen auf Englisch oder in der jeweiligen Landessprache ausstellen zu können. Viele Rechnungsprogramme bieten bereits Vorlagen in verschiedenen Sprachen.
- Reverse-Charge-Verfahren – Wenn Sie Rechnungen an Unternehmen innerhalb der EU stellen, wird die Umsatzsteuer nicht vom Rechnungssteller, sondern vom Empfänger abgeführt. Dies muss auf der Rechnung mit einem Hinweis wie „Reverse Charge: Die Umsatzsteuer schuldet der Leistungsempfänger“ vermerkt sein. Auch für die Schweiz gelten ähnliche Regelungen.
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) – Für B2B-Geschäfte innerhalb der EU ist es erforderlich, dass sowohl Sie als Rechnungssteller als auch Ihr Geschäftspartner über eine gültige USt-IdNr. verfügen. Diese muss auf der Rechnung angegeben werden.
- Verkäufe an Privatpersonen innerhalb der EU – Hier gelten Lieferschwellen, die von Land zu Land unterschiedlich sind. Wird eine bestimmte Umsatzgrenze überschritten, muss die Umsatzsteuer im Land des Käufers abgeführt werden.
- Exporte in Drittländer (Nicht-EU-Staaten) – Bei Lieferungen oder Dienstleistungen in Länder außerhalb der EU gibt es keine einheitlichen Regeln. Unternehmen sollten sich daher frühzeitig über die jeweiligen steuerlichen Bestimmungen des Ziellandes informieren.
Unser Tipp: Nutzen Sie eine Rechnungssoftware, die Rechnungen in verschiedenen Sprachen und Währungen erstellen kann und die spezifischen Anforderungen für den EU- und Nicht-EU-Raum berücksichtigt. So stellen Sie sicher, dass Ihre internationalen Rechnungen den rechtlichen Vorgaben entsprechen.
