📌 Wichtige Änderung: Einführung der E-Rechnungspflicht
Ab 2025 sind alle Selbstständigen und Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. In den darauffolgenden Jahren wird auch der Versand von E-Rechnungen schrittweise zur gesetzlichen Vorgabe.
Damit gehört die klassische Papierrechnung sowie das einfache PDF endgültig der Vergangenheit an.
Wir erklären, wie Sie sich optimal auf die Umstellung vorbereiten. Entscheidend ist der Einsatz einer Software, die alle Anforderungen an die E-Rechnung erfüllt. In unserem Vergleich stellen wir Ihnen geeignete Lösungen vor.
Buchhaltung und Buchführung – Definition und Grundlagen
Viele nutzen die Begriffe Buchhaltung und Buchführung synonym, doch sie haben unterschiedliche Bedeutungen. Hier eine kurze und praxisnahe Erklärung:
- Buchhaltung beschreibt die organisatorische Struktur, mit der Rechnungen und Angebote erstellt, Belege erfasst und gesetzliche Vorgaben zur Finanzverwaltung eingehalten werden. Zudem dient sie dazu, die finanzielle Situation eines Unternehmens zu überwachen und am Jahresende eine Auswertung der Geschäftsergebnisse vorzunehmen.
- Buchführung ist die konkrete Methode zur Erfassung finanzieller Transaktionen wie Einnahmen, Ausgaben oder Investitionen. Hier unterscheidet man zwischen der einfachen Buchführung (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) und der doppelten Buchführung (bilanzierungspflichtig).
#1 Welche Buchhaltungspflichten ergeben sich aus den GoBD?
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) regeln, wie Buchhaltungsprozesse zu führen sind. Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle finanziellen Vorgänge nachvollziehbar, systematisch und unveränderbar dokumentiert werden.
Konkret bedeutet das:
- Belegverwaltung: Alle Belege müssen vollständig, strukturiert und revisionssicher aufbewahrt werden – egal, ob in Papierform oder digital. Fehlende Belege müssen durch Eigenbelege ersetzt werden.
- Datensicherheit: Elektronische Dokumente müssen sicher gespeichert sein, sodass sie vor Verlust oder Manipulation geschützt sind.
- Unveränderbarkeit: Digitale Rechnungen und Buchungsdaten müssen so gesichert sein, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sind.
💡 Praxisbeispiel: Wenn Sie eine Rechnung an einen Kunden senden, muss sie alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten. Zudem muss diese Rechnung als Einnahme korrekt erfasst und archiviert werden. Bei einer digitalen Rechnung ist darauf zu achten, dass sie sicher gespeichert wird und nicht nachträglich bearbeitet werden kann.
#2 Welche Aufbewahrungspflichten gelten für die Buchhaltung?
Unternehmen und Selbstständige sind gesetzlich verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Die Fristen richten sich nach der Art der Dokumente und sind in der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB) festgelegt.
🔹 10 Jahre Aufbewahrungsfrist gilt für:
- Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge)
- Jahresabschlüsse und Bilanzen
- Buchungsjournale und Inventarlisten
- Steuerbescheide und Betriebsprüfungsberichte
🔹 6 Jahre Aufbewahrungsfrist gilt für:
- Geschäftliche Korrespondenz (E-Mails, Briefe mit steuerlichem Bezug)
- Verträge und Mahnungen
- Angebotsunterlagen, sofern sie zu einem Geschäft führten
💡 Wichtig: Die Aufbewahrungspflicht gilt sowohl für Papier- als auch für elektronische Dokumente. Digitale Belege müssen unveränderbar gespeichert werden, sodass eine nachträgliche Bearbeitung ausgeschlossen ist. Moderne Buchhaltungssoftware kann dabei helfen, Dokumente revisionssicher zu archivieren.
#3 Werden die GoBD-Anforderungen kontrolliert?
Ja, das Finanzamt überprüft im Rahmen von Betriebsprüfungen regelmäßig, ob Unternehmen die GoBD-Vorgaben einhalten. Dabei analysieren die Prüfer die Buchhaltungsunterlagen, sowohl in Papierform als auch digital, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.
Bei einer Prüfung werden unter anderem folgende Dokumente eingesehen:
- Kassenbücher und Kassensysteme
- Bankbewegungen und Kontoauszüge
- Jahresabschlüsse oder Einnahmen-Überschuss-Rechnungen
Daher ist es essenziell, die Buchhaltung strukturiert und fehlerfrei zu führen, um mögliche Beanstandungen oder Strafen zu vermeiden.
#4 Die wichtigsten Bereiche der Buchhaltung
Die Buchhaltung lässt sich in mehrere Teilbereiche unterteilen, die jeweils unterschiedliche Schwerpunkte haben:
- Finanzbuchhaltung: Erfasst sämtliche Geschäftsvorfälle wie Einnahmen, Ausgaben, Erträge und Aufwendungen mit dem Ziel, den Gewinn des Unternehmens zu ermitteln.
- Debitorenbuchhaltung: Beinhaltet die Verwaltung offener Rechnungen gegenüber Kunden, das Mahnwesen sowie das Nachverfolgen ausstehender Zahlungen.
- Kreditorenbuchhaltung: Zuständig für die Prüfung und Begleichung eingehender Rechnungen, immer mit Blick auf die Liquidität des Unternehmens.
- Lohnbuchhaltung: Beschäftigt sich mit der Berechnung und Auszahlung von Löhnen und Gehältern, inklusive der Abführung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen.
Benötigt jedes Unternehmen eine Lohnbuchhaltung?
Sobald ein Unternehmen Mitarbeiter beschäftigt, wird die Lohnbuchhaltung zu einem unverzichtbaren Bestandteil der Finanzverwaltung. Die zentralen Aufgaben umfassen:
- Erstellung der monatlichen Gehaltsabrechnungen
- Berechnung und Abführung der Lohnsteuer sowie Sozialversicherungsbeiträge
Unternehmen können die Lohnbuchhaltung entweder intern führen oder an einen externen Dienstleister, wie einen Steuerberater oder ein Lohnabrechnungsbüro, auslagern.
Die richtige Buchhaltungsmethode wählen
Die Wahl der passenden Buchhaltungsmethode hängt von der Unternehmensgröße, der Rechtsform und den gesetzlichen Vorgaben ab. Grundsätzlich gibt es zwei Hauptmethoden:
1. Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
Diese vereinfachte Methode eignet sich für Freiberufler, Einzelunternehmer und kleine Gewerbetreibende, die nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. Hierbei werden lediglich die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben erfasst.
✅ Weniger bürokratischer Aufwand
✅ Keine Bilanz erforderlich
✅ Leicht verständlich und schnell umsetzbar
❌ Nur für kleinere Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 600.000 € oder einem Gewinn unter 60.000 € erlaubt
2. Doppelte Buchführung
Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG) sowie größere Unternehmen sind verpflichtet, eine doppelte Buchführung zu führen. Dabei werden alle Geschäftsvorfälle auf zwei Konten (Soll und Haben) erfasst, um eine präzise Finanzübersicht zu gewährleisten.
✅ Detaillierte Finanzkontrolle
✅ Erstellung von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
✅ Erforderlich für Unternehmen über den Umsatz- und Gewinngrenzen
❌ Erhöhter administrativer Aufwand
❌ Komplexere Handhabung
Welche Methode ist die richtige für Ihr Unternehmen?
- Kleinunternehmer und Freiberufler: Einnahmen-Überschuss-Rechnung reicht aus
- GmbH, UG, AG und größere Betriebe: Doppelte Buchführung ist Pflicht
- Wachstum geplant? Dann ist es sinnvoll, frühzeitig auf die doppelte Buchführung umzustellen
💡 Tipp: Digitale Buchhaltungsprogramme können beide Methoden unterstützen und helfen dabei, Prozesse effizienter zu gestalten.
Buchhaltung organisieren – So schaffen Sie Struktur
Eine gut organisierte Buchhaltung spart Zeit, reduziert Fehler und hilft, finanzielle Engpässe frühzeitig zu erkennen. Mit diesen bewährten Methoden behalten Sie den Überblick:
1. Klare Ablagestruktur schaffen – So behalten Sie den Überblick
Eine gut organisierte Buchhaltung beginnt mit einer durchdachten Ablagestruktur. Ob in Papierform oder digital – eine systematische Ordnung erleichtert den täglichen Arbeitsablauf, spart Zeit bei Steuerprüfungen und verhindert das Verlieren wichtiger Belege.
Physische vs. digitale Ablage – Was ist besser?
📂 Physische Ablage:
✔ Trennen Sie Dokumente nach Kategorien (z. B. Rechnungen, Verträge, Steuerunterlagen)
✔ Verwenden Sie farblich markierte Ordner oder Register
✔ Archivieren Sie ältere Dokumente außerhalb des Arbeitsbereichs, aber gut zugänglich
💾 Digitale Ablage:
✔ Belege direkt nach Erhalt einscannen und digital ablegen
✔ Einheitliche Ordnerstruktur mit klaren Dateinamen verwenden (z. B. „2025_01_Rechnung_Musterfirma.pdf“)
✔ Cloud-Speicherung nutzen, um Dokumente von überall abrufen zu können
✔ Sicherstellen, dass die Dokumente revisionssicher und unveränderbar gespeichert werden
Strukturierte Belegverwaltung – Diese Kategorien sind sinnvoll
Für eine einfache und schnelle Verwaltung Ihrer Buchhaltungsdokumente empfehlen sich folgende Ordner oder digitale Kategorien:
- Eingangsrechnungen – Belege für Waren oder Dienstleistungen, die Ihr Unternehmen erhalten hat
- Ausgangsrechnungen – Alle Rechnungen, die Sie an Kunden stellen
- Kontoauszüge – Zur Abstimmung mit der Buchhaltung und Nachweis von Zahlungen
- Steuerunterlagen – Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Steuerbescheide, Jahresabschlüsse
- Verträge & Vereinbarungen – Mietverträge, Leasingverträge, Versicherungen
- Lohnbuchhaltung – Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise
Belege richtig archivieren – So bleiben Sie GoBD-konform
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung) schreiben vor, dass alle geschäftsrelevanten Dokumente vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar gespeichert werden müssen.
🛑 Wichtige Regeln zur Belegarchivierung:
✔ Alle Originalbelege müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden (elektronisch oder in Papierform)
✔ Digitale Belege dürfen nachträglich nicht verändert oder gelöscht werden
✔ Eine lückenlose Dokumentation ist erforderlich – fehlende Belege müssen mit Eigenbelegen ersetzt werden
💡 Tipp: Nutzen Sie Buchhaltungssoftware mit integriertem Dokumentenmanagement, um Rechnungen und Belege automatisch digital zu archivieren und jederzeit abrufbar zu machen.
Mit einer durchdachten Ablagestruktur vermeiden Sie Chaos und sind bestens auf Steuerprüfungen vorbereitet.
2. Controlling als Steuerungsinstrument nutzen
Eine gut geführte Buchhaltung liefert wertvolle Einblicke in die finanzielle Lage eines Unternehmens und dient als Basis für fundierte Entscheidungen. Um den wirtschaftlichen Erfolg gezielt zu steuern, sollten regelmäßig wichtige Kennzahlen (KPIs) ausgewertet und übersichtliche Controlling-Dashboards erstellt werden.
Besonders in kleineren Unternehmen übernimmt der Geschäftsinhaber oft selbst die Rolle des „Chief Performance Officers“ (CPO) und analysiert die monatlichen Geschäftszahlen, um strategische Maßnahmen abzuleiten.
Durch ein strukturiertes Controlling lassen sich Einnahmen, Kosten und Liquidität jederzeit im Blick behalten, Risiken frühzeitig erkennen und Chancen für Wachstum gezielt nutzen.
3. Digitale Buchhaltungssoftware nutzen
Moderne Buchhaltungssoftware erleichtert die Verwaltung Ihrer Finanzen und kombiniert oft die Funktionen eines Rechnungsprogramms mit erweiterten Buchhaltungsfunktionen. Viele Anbieter bieten verschiedene Versionen an – von einfachen Rechnungstools bis hin zu umfangreichen Buchhaltungslösungen.
Die wichtigsten Funktionen einer Buchhaltungssoftware:
- Rechnungsverwaltung: Angebote, Rechnungen, Zahlungen und Mahnungen in einem System
- ELSTER-Schnittstelle: Direkte Erstellung und Übermittlung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
- Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA): Automatische Berechnung und Übertragung ans Finanzamt
- Doppelte Buchführung: Unterstützung verschiedener Kontenrahmen und detaillierte Buchungen
- Anlagenverwaltung: Erfassung und Berechnung von Abschreibungen
- Jahresabschluss: Erstellung von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
- Schnittstellen zu Kassen- und Warenwirtschaftssystemen (ERP): Automatische Datenübernahme
💡 Steuerberater-Zugang: Viele Buchhaltungsprogramme ermöglichen es Ihrem Steuerberater, direkt auf die benötigten Daten zuzugreifen. So können Steuererklärungen, betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) und Jahresabschlüsse effizient erstellt werden.
Mit der richtigen Buchhaltungssoftware sparen Sie Zeit, reduzieren Fehler und behalten Ihre Finanzen stets im Blick.
4. Wann ist die Unterstützung eines Steuerberaters sinnvoll?
Die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater kann in vielen Situationen eine große Entlastung sein, insbesondere wenn die Buchhaltung komplex wird oder steuerliche Fragen auftreten. Besonders empfehlenswert ist eine professionelle Unterstützung in folgenden Fällen:
- Fehlende Fachkenntnisse: Wenn Ihnen Erfahrung und Wissen im Bereich Buchhaltung und Steuern fehlen.
- Hoher Buchungsaufwand: Bei einer großen Menge an Rechnungen, Belegen und Finanztransaktionen.
- Kassenbuchführung erforderlich: Insbesondere bei stationären Geschäften mit Barumsätzen, die bei einer Betriebsprüfung ein erhöhtes Risiko darstellen.
- Komplexe Geschäftsvorfälle: Beispielsweise im grenzüberschreitenden Online-Handel oder bei speziellen steuerlichen Regelungen.
- Detaillierter Kontenrahmen: Wenn Ihr Unternehmen viele verschiedene Buchungskonten benötigt.
- Vielschichtige steuerliche Situation: Falls Sie mehrere Einkommensquellen haben oder spezielle steuerliche Regelungen auf Ihr Geschäft zutreffen.
- Mitarbeiterverwaltung: Wenn Lohnabrechnungen und sozialversicherungsrechtliche Themen eine größere Rolle spielen.
Da Unternehmer nicht alles selbst erledigen können, ist es oft sinnvoll, Teile der Buchhaltung an Experten auszulagern. Ein Steuerberater übernimmt nicht nur die laufende Finanzbuchhaltung, sondern bringt weitere Vorteile mit sich:
✅ Fachkundige Beratung: Er beantwortet steuerliche Fragen individuell und hilft Ihnen, steuerliche Vorgaben korrekt umzusetzen.
✅ GoBD-konforme Kassenführung: Besonders für Unternehmen mit Bargeschäften wichtig, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
✅ Haftung für Fehler: Falls der Steuerberater die Buchhaltung übernimmt, trägt er die Verantwortung für mögliche Buchungs- oder Beratungsfehler und ist entsprechend versichert.
✅ Unterstützung bei Betriebsprüfungen: Falls das Finanzamt eine Prüfung anordnet, übernimmt der Steuerberater die Kommunikation und kann strittige Punkte kompetent vertreten.
Ein Steuerberater kann Ihnen helfen, steuerliche Fallstricke zu vermeiden und gleichzeitig Zeit für Ihr Kerngeschäft freizusetzen. Je nach Unternehmensstruktur und individuellen Anforderungen lohnt sich eine regelmäßige Zusammenarbeit oder zumindest eine gelegentliche Beratung.
Was ist der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung?
Nach der Gründung eines Unternehmens ist es erforderlich, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt einzureichen. Dieses Dokument legt die steuerlichen Rahmenbedingungen für Ihr Unternehmen fest und bildet die Grundlage für die Buchhaltung sowie die steuerlichen Pflichten.
#1 Welche Informationen müssen im Fragebogen angegeben werden?
Beim Ausfüllen des Fragebogens sind verschiedene Angaben erforderlich, die das Finanzamt zur steuerlichen Einordnung Ihres Unternehmens benötigt:
- Allgemeine Unternehmensdaten: Name, Adresse, Kontaktdaten und Bankverbindung sowie ggf. ein bevollmächtigter Steuerberater
- Rechtsform und Tätigkeitsbereich: Angabe, ob es sich um eine freiberufliche oder gewerbliche Tätigkeit handelt und ob ein Handelsregistereintrag vorliegt
- Steuerliche Vorauszahlungen: Schätzung der voraussichtlichen Einnahmen und Gewinne zur Berechnung der Steuerzahlungen
- Buchhaltungsart: Entscheidung zwischen der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder der doppelten Buchführung mit Bilanzierung
- Lohnsteuerpflicht: Falls Sie Mitarbeiter beschäftigen möchten, müssen entsprechende Angaben gemacht werden
- Umsatzsteuerliche Regelungen: Anmeldung zur Umsatzsteuer sowie Beantragung einer Steuernummer
- Kleinunternehmerregelung: Möglichkeit, von der Umsatzsteuerpflicht befreit zu werden, sofern die Umsatzgrenzen nicht überschritten werden
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.): Notwendig für Geschäfte innerhalb der EU
#2 Wichtige Festlegungen zur Umsatzsteuer im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung
Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung müssen Unternehmer entscheiden, wie sie mit der Umsatzsteuer umgehen. Dabei gibt es zwei zentrale Punkte:
- Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG): Falls Ihr Jahresumsatz im Gründungsjahr unter 22.000 € liegt und im Folgejahr voraussichtlich 50.000 € nicht überschreitet, können Sie sich von der Umsatzsteuer befreien lassen. In diesem Fall dürfen Sie auf Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen, haben aber auch kein Vorsteuerabzugsrecht.
- Regelbesteuerung: Falls Sie sich für die Regelbesteuerung entscheiden oder die Umsatzgrenzen überschreiten, müssen Sie Umsatzsteuer auf Ihre Rechnungen aufschlagen und ans Finanzamt abführen. Gleichzeitig können Sie gezahlte Vorsteuer aus Eingangsrechnungen geltend machen.
Zusätzlich können Unternehmen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) beantragen, falls sie innerhalb der EU Geschäfte tätigen. Diese Nummer ist für den steuerfreien Handel mit Unternehmen in anderen EU-Ländern erforderlich.
💡 Tipp: Die Wahl der richtigen Umsatzsteuerregelung kann finanzielle Auswirkungen haben. Wer langfristig wächst oder hohe Vorsteuerbeträge hat, sollte die Vor- und Nachteile sorgfältig abwägen.
#3 Was bedeutet die Kleinunternehmerregelung?
Die Kleinunternehmerregelung ist eine steuerliche Erleichterung für Unternehmer mit geringem Jahresumsatz. Wer diese Regelung in Anspruch nimmt, muss keine Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweisen, kann aber auch keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen abziehen. Besonders in der Anfangsphase einer Selbstständigkeit kann dies helfen, bürokratischen Aufwand zu reduzieren.
Unternehmer, die unter diese Regelung fallen, nutzen meist die einfache Buchführung und führen eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zur Ermittlung ihres Gewinns. Digitale Rechnungsprogramme mit integrierter EÜR-Funktion können dabei eine wertvolle Unterstützung bieten.
Ob die Anwendung der Kleinunternehmerregelung sinnvoll ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie dem geplanten Umsatzwachstum und der Höhe der anfallenden Vorsteuerbeträge. Daher sollte die Entscheidung gut überlegt sein.
Angebote und Rechnungen erstellen – So geht’s richtig
Eine professionelle Angebots- und Rechnungserstellung ist essenziell für eine reibungslose Geschäftsabwicklung und eine ordnungsgemäße Buchhaltung. Dabei gibt es sowohl gesetzliche Vorgaben als auch best practices, die für eine transparente und effiziente Rechnungsstellung sorgen.
1. Angebote erstellen
Ein Angebot ist die Grundlage für einen Geschäftsabschluss. Es sollte folgende Elemente enthalten:
- Unternehmensdaten (Name, Adresse, Steuernummer, USt-IdNr.)
- Empfänger (Kunde mit vollständigen Kontaktdaten)
- Leistungsbeschreibung (Produkt/Dienstleistung, Menge, Preis)
- Preisangaben (Nettopreis, Mehrwertsteuer, Gesamtbetrag)
- Gültigkeitsdauer des Angebots (z. B. 14 oder 30 Tage)
💡 Tipp: Nutzen Sie Angebotssoftware, die Ihnen ermöglicht, mit einem Klick ein Angebot in eine Rechnung umzuwandeln.
2. Rechnungen schreiben
Eine Rechnung muss laut Umsatzsteuergesetz bestimmte Angaben enthalten, um rechtsgültig zu sein:
- Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Leistungszeitraum bzw. Lieferdatum
- Steuerlicher Hinweis (z. B. „Umsatzsteuerfrei gemäß § 19 UStG“ bei Kleinunternehmern)
- Zahlungsbedingungen (z. B. „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug“)
📌 Kleinunternehmer aufgepasst! Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, darf keine Umsatzsteuer ausweisen und muss auf der Rechnung einen entsprechenden Hinweis anbringen.
💡 Digitale Lösungen nutzen: Rechnungssoftware hilft dabei, Angebote und Rechnungen schnell und rechtskonform zu erstellen, Belege zu verwalten und Zahlungsfristen zu überwachen.
Weitere Aufgaben der Buchhaltung
Neben der Erfassung von Einnahmen und Ausgaben sowie der Erstellung von Rechnungen übernimmt die Buchhaltung zahlreiche weitere wichtige Aufgaben, die für den reibungslosen Betrieb eines Unternehmens essenziell sind.
1. Zahlungsverkehr und Mahnwesen
Die Buchhaltung stellt sicher, dass fällige Zahlungen rechtzeitig getätigt und offene Rechnungen überwacht werden. Dazu gehört:
- Kontrolle von Zahlungseingängen und -ausgängen
- Verwaltung von Lieferantenrechnungen und deren fristgerechte Begleichung
- Erstellung von Mahnungen bei überfälligen Kundenrechnungen
💡 Tipp: Automatisierte Mahnsysteme helfen, ausstehende Zahlungen effizient zu verfolgen, ohne den Überblick zu verlieren.
2. Steuerliche Pflichten erfüllen
Unternehmen müssen regelmäßig steuerliche Meldungen abgeben. Dazu zählen:
- Umsatzsteuer-Voranmeldungen (monatlich oder vierteljährlich)
- Einkommensteuer- oder Körperschaftsteuererklärungen
- Gewerbesteuer- und Lohnsteueranmeldungen (bei angestellten Mitarbeitern)
- Zahlungsbedingungen (z. B. „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug“)
💡 Wichtig: Die fristgerechte Abgabe dieser Meldungen ist Pflicht. Verspätungen können zu Strafzahlungen führen.
3. Erstellung von betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA)
Die Buchhaltung liefert Zahlen, die für die finanzielle Steuerung des Unternehmens entscheidend sind. Dazu gehören:
- Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
- Liquiditätsplanung zur Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit
- Ermittlung von betriebswirtschaftlichen Kennzahlen (KPIs)
💡 Tipp: Moderne Buchhaltungssoftware bietet Dashboards, die alle wichtigen Unternehmenszahlen übersichtlich darstellen und bei der Analyse unterstützen.
4. Dokumentation und Archivierung
Buchhaltungsunterlagen müssen lückenlos und revisionssicher aufbewahrt werden. Dazu gehört die Archivierung von:
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Kontoauszügen und Steuerbescheiden
- Verträgen und Belegen
💡 GoBD-konforme Aufbewahrung: Alle geschäftlichen Dokumente müssen mindestens 6 bis 10 Jahre archiviert werden, sowohl in Papierform als auch digital.
