📌 Важное изменение: Введение обязательной электронной счёт-фактуры (E-Rechnung)
С 2025 года все самозанятые и компании обязаны иметь возможность получать электронные счета. В последующие годы отправка электронных счетов также постепенно станет обязательной по закону.
Таким образом, классические бумажные счета и простые PDF-документы окончательно уходят в прошлое.
Мы объясняем, как лучше всего подготовиться к переходу. Ключевым является использование программного обеспечения, которое соответствует всем требованиям к электронным счетам. В нашем сравнении мы представляем подходящие решения.
Счёт-фактура в Excel, Word или с помощью специального ПО?
При создании счетов есть разные варианты — от ручных решений до автоматизированных инструментов. У каждого из них есть свои плюсы и минусы:
- Excel и Word: Тем, кто выставляет всего несколько счетов в месяц, можно использовать шаблоны в Excel или Word. Однако такие шаблоны требуют ручного ввода данных и расчёта сумм, что чревато ошибками. Кроме того, отсутствует автоматическая нумерация и архивирование.
- Программное обеспечение для выставления счетов: Специальные программы или онлайн-инструменты, такие как Lexoffice, sevDesk или FastBill, предоставляют автоматическую нумерацию счетов, расчёт налогов и централизованное хранение данных. Они упрощают бухгалтерский учёт и снижают количество ошибок.
- Бухгалтерские программы: Тем, кто ищет комплексное решение, подойдёт бухгалтерское ПО, которое помимо выставления счетов управляет доходами, расходами и налоговой отчётностью. Особенно для развивающихся компаний это эффективное решение.
Для случайных счетов часто бывает достаточно Excel или Word, но тем, кто хочет сэкономить время и проще выполнять законодательные требования, стоит воспользоваться программным решением
Правовые аспекты при выставлении счетов
Для самозанятых и предпринимателей крайне важно знать законодательные требования, связанные с выставлением счетов. Особенно налоговая служба придаёт большое значение корректности указанных данных, поскольку счета имеют значение как для расчёта НДС, так и для определения прибыли.
В этом разделе вы узнаете о самых важных моментах, касающихся:
- Обязательные реквизиты счёта — Какие данные должны быть указаны обязательно
- GoBD и электронные счета — Что нужно знать о неизменяемости и прослеживаемости данных
- Аннулирование счетов — Какие правила действуют при необходимости корректировки счёта
- Обязанности по хранению — Как долго необходимо архивировать счета
- Заднее число и срок исковой давности — Что происходит, если счёт был выставлен слишком поздно или вовсе не выставлен
Тот, кто учитывает эти пункты, обеспечивает не только юридическую корректность своих счетов, но и отсутствие проблем в случае проверки.
#1 Что должно быть указано в счёте? Обязательные реквизиты
Чтобы счёт соответствовал законодательным требованиям и был признан налоговой службой, в нём должны содержаться определённые сведения. Отсутствие важных данных может привести к налоговым проблемам или задержкам с оплатой.
Вот обязательные реквизиты, которые должен содержать каждый корректно оформленный счёт:
- Составитель счёта — Наименование и полный адрес компании, выставляющей счёт.
- Получатель счёта — Имя и полный адрес клиента или делового партнёра, которому адресован счёт.
- Налоговый номер или идентификационный номер НДС (USt.-IdNr.) — Налоговый номер обязателен. При трансграничных услугах внутри ЕС дополнительно необходимо указать идентификационный номер НДС.
- Указание «Счёт» — Документ должен быть однозначно обозначен как счёт. Если это исправительный документ (гутшрифт), то должно быть явно указано слово «Gutschrift».
- Дата счёта — Дата, когда счёт был выставлен.
- Номер счёта — Каждый счёт должен содержать уникальный и последовательный номер-
- Дата или период оказания услуги — Время, когда была выполнена поставка или оказана услуга (например, при проектах или регулярных услугах).
- Позиции счёта — Детализированный перечень оказанных услуг или поставленных товаров с указанием:
- Вид услуги или товара
- Количество или объём
- Цена за единицу без НДС
- Ставка НДС для каждой позиции (например, 19 % или 7 %)
- Итоговая сумма по каждой позиции
- Сумма по счёту без НДС — Сумма всех позиций без учёта налога на добавленную стоимость.
- Сумма налога на добавленную стоимость — Указанный НДС по каждой применённой ставке (например, 19 % или 7 %).
- Брутто-сумма / Сумма к оплате — Сумма нетто плюс налог на добавленную стоимость. Это итоговая сумма, которую должен оплатить клиент.
- Срок оплаты — Срок, до которого счёт должен быть оплачен. Если предусмотрена скидка за раннюю оплату (сконто), необходимо также чётко указать срок её действия.
📌 Примечание: Упрощённые счета на сумму менее 250 евро требуют только минимального набора данных, таких как имя и адрес составителя счёта, дата счёта, описание услуги, сумма налога и общая сумма.
Полноценно и корректно оформленный счёт не только упрощает бухгалтерский учёт, но и гарантирует соблюдение всех законодательных требований.
#2 Правила GoBD для выставления счетов
GoBD (Принципы надлежащего ведения и хранения бухгалтерских книг, записей и данных в электронном виде) определяют, как компании должны управлять своими счетами и другими налогово значимыми документами. Эти правила направлены на предотвращение манипуляций и обеспечение корректного бухгалтерского учёта.
Особенно важны следующие моменты:
- Неизменяемость счётов — Электронный счёт после его создания не должен редактироваться или изменяться задним числом.
- Надёжное хранение — Все счета должны сохраняться таким образом, чтобы в течение всего срока хранения они не могли быть утеряны или подвержены изменениям.
- Полная архивизация — Все выставленные и полученные счета должны храниться в полном объёме и быть доступными для проверки.
Эти правила основаны на необходимости налогового контроля: налоговая служба хочет быть уверена, что компании корректно фиксируют свои доходы и не скрывают выручку. Программное обеспечение для выставления счетов с сертификатом GoBD автоматически соответствует этим требованиям. В то время как счета, созданные в Word или Excel и редактируемые вручную, считаются проблемными, поскольку их легко изменить.
#3 Правила аннулирования счёта
Поскольку счета согласно требованиям GoBD не могут быть изменены или удалены задним числом, при их аннулировании действуют особые правила:
🔹 Аннулированный счёт должен сохраняться в архиве с пометкой «Сторно».
🔹 Причина аннулирования должна быть задокументирована, чтобы при налоговой проверке было понятно, почему счёт был отменён.
🔹 Новый счёт должен ссылаться на исходный, особенно через чёткую привязку номеров счетов.
Прозрачное и понятное оформление сторно-заказов защищает от проблем с налоговой и способствует ведению полной и корректной бухгалтерии.
#4 Обязанности по хранению счетов
Предприниматели обязаны хранить все счета в течение установленного срока, независимо от того, представлены они в бумажном или цифровом виде.
📌 Срок хранения:
- Счета необходимо хранить в течение 10 лет (а не 8 лет, как ранее часто предполагалось).
- Хранение должно осуществляться таким образом, чтобы исключалась возможность последующих изменений.
В случае налоговой проверки счета должны быть представлены в полном объёме и без пробелов. Поэтому при хранении электронных счетов необходимо использовать надёжную систему архивирования.
#5 Выставление счёта задним числом и срок исковой давности
В принципе, счета могут быть выставлены задним числом. Однако для этого существуют временные ограничения:
📌 Максимальный срок заднего выставления счёта:
- Счёт может быть выставлен в течение трёх лет после оказания услуги.
- Ключевым является то, что клиент действительно получил услугу, и счёт выставлен на законных основаниях.
Платёжные требования также подлежат сроку давности: если неоплаченный счёт не был своевременно предъявлен к оплате, право на получение суммы утрачивается через три года. Поэтому рекомендуется выставлять счета сразу после завершения оказания услуги и своевременно отправлять напоминание в случае отсутствия оплаты.
#6 Правила для электронных счетов
Цифровые счета становятся всё более популярными и в настоящее время приравнены к бумажным с юридической точки зрения. При этом действуют следующие правила:
✅ Счета можно создавать и отправлять в электронном виде.
✅ Цифровая подпись больше не является обязательной.
✅ Файл должен храниться в неизменяемом и читаемом формате (например, PDF, XML, XRechnung).
Электронные счета не только экологичны, но и упрощают бухгалтерию, так как могут быть напрямую интегрированы в системы цифрового архивирования.
#7 Машиночитаемые электронные счета (ZUGFeRD и XRechnung)
Особенно при работе с государственными учреждениями действуют особые правила для электронных счетов. Государственные заказчики всё чаще требуют машиночитаемые счета, которые можно обрабатывать в автоматическом режиме.
📌 Важные форматы:
- Счета в формате ZUGFeRD (PDF-файл с встроенным машиночитаемым кодом)
- XRechnung (формат на основе XML для обмена данными)
С 20.11.2020 все счета, направляемые в государственные учреждения, должны быть представлены в машиночитаемом электронном формате. Поэтому компаниям, работающим с государственным сектором, следует соответствующим образом адаптировать процесс выставления счетов.
Счёт для самозанятых без НДС (Kleinunternehmer): что нужно учитывать?
Для самозанятых, работающих по совместительству, и предпринимателей, выбравших режим малого предпринимателя (Kleinunternehmerregelung), действуют особые правила при выставлении счетов. Поскольку они не уплачивают налог на добавленную стоимость, они не имеют права указывать НДС в своих счетах.
📌 Важные особенности счёта для малого предпринимателя:
- Счёт содержит только сумму без НДС, так как налог на добавленную стоимость не начисляется.
- Необходимо добавить юридическую пометку, например: «Согласно § 19 UStG НДС не начисляется и не указывается.»
- Все остальные обязательные реквизиты остаются без изменений, как и в обычном счёте.
Многие программы для выставления счетов предлагают функцию для режима малого предпринимателя. Это позволяет автоматически создавать счёт без НДС с добавлением соответствующего примечания.
Тем, кто использует шаблон счёта, следует убедиться, что в нём указаны все необходимые данные и что он соответствует законодательным требованиям.
Виды счетов и их применение
В деловой практике существует несколько видов счетов, которые необходимы в зависимости от бизнес-модели или типа сделки. Профессиональное программное обеспечение для выставления счетов должно, по возможности, поддерживать все распространённые форматы, чтобы обеспечить эффективное оформление расчётов.
#1 Повторяющийся счёт (абонентский счёт / длительный счёт)
Длительный счёт (Dauerrechnung) выставляется за услуги, которые предоставляются регулярно в течение продолжительного периода. Типичные примеры — арендные платежи за коммерческие помещения или текущие сервисные контракты. Преимущество такого счёта в том, что его не нужно оформлять заново каждый раз — условия остаются неизменными на весь согласованный срок.
#2 Частичные счета (авансовые счета / Abschlagsrechnung)
При крупных проектах, продолжающихся несколько недель или месяцев, часто оговариваются промежуточные платежи. Такой тип счёта позволяет выставлять оплату за уже выполненные части работы. Пример: веб-разработчик создаёт интернет-магазин и после завершения отдельных этапов проекта выставляет частичные счета, прежде чем в конце проекта оформляется итоговый счёт (Schlussrechnung).
#3 Абонентские счета (повторяющиеся счета)
Компании, работающие по модели подписки или с долгосрочными клиентами по контракту, часто используют автоматизированные повторяющиеся счета. Типичный пример — членские взносы или подписки на программное обеспечение, при которых счета выставляются с определённой регулярностью. Современное программное обеспечение для выставления счетов может автоматизировать этот процесс, избавляя от необходимости создавать счета вручную.
#4 Гутшрифт как инструмент расчётов
Гутшрифт используется в двух вариантах:
✅ Расчётный гутшрифт — используется компаниями, например, для выплаты комиссионных независимым торговым представителям.
✅ Сторнирующий гутшрифт — оформляется, если уже оплаченная услуга подлежит возврату.
Важно: гутшрифт не заменяет счёт, а является одной из форм расчёта.
#5 Сторно-счёт (корректирующий счёт)
Если необходимо откорректировать ошибочно выставленный счёт или услуга не была оказана, оформляется сторно-счёт. Он предназначен для аннулирования первоначального счёта перед отправкой нового, корректного документа. Сторно-счета важны для обеспечения прозрачного и соответствующего законодательству бухгалтерского учёта.
#6 Счёт на малую сумму (упрощённый счёт)
Для счетов на сумму до 250 евро действуют упрощённые правила. Упрощённый счёт не обязан содержать все обязательные реквизиты обычного счёта, а лишь следующие:
- Имя и адрес составителя счёта
- Дата счёта
- Описание услуги (или товара)
- Общая сумма с учётом налога
- Применённая ставка налога (например, 19 % или 7 %)
Такой счёт особенно удобен для небольших покупок в деловой сфере. Кроме того, счета на сумму до 250 евро освобождаются от обязательства электронного выставления, которое вступает в силу с 1 января 2025 года.
#7 Квитанция как подтверждение оплаты
Квитанция подтверждает факт произведённой оплаты. Её часто используют в качестве альтернативы упрощённым счетам и она содержит схожие данные. Многие квитанции, выдаваемые в торговле или при оказании услуг на сумму до 250 евро, уже соответствуют требованиям к счёту на малую сумму.
Выставление счетов для клиентов за границей
Если у вас есть международные клиенты или вы планируете продавать товары и услуги за границу, важно заранее ознакомиться с налоговыми требованиями. Поскольку правила различаются в зависимости от страны, полезно проконсультироваться с налоговым консультантом.
Вот основные моменты, которые следует учитывать:
- Шаблоны счетов на иностранных языках — Для международных деловых партнёров, особенно в B2B-сегменте, разумно оформлять счета на английском языке или на языке соответствующей страны. Многие программы для выставления счетов уже предлагают шаблоны на разных языках.
- Механизм обратного налогообложения (Reverse-Charge) — При выставлении счетов компаниям внутри ЕС НДС уплачивает не отправитель, а получатель счёта. В счёте необходимо указать примечание, например: «Reverse Charge: НДС уплачивает получатель услуги». Для Швейцарии действуют аналогичные правила.
- Идентификационный номер НДС (USt-IdNr.) — Для B2B-сделок внутри ЕС необходимо, чтобы как вы, как составитель счёта, так и ваш деловой партнёр имели действующий идентификационный номер НДС. Этот номер должен быть указан в счёте.
- Продажи частным лицам внутри ЕС — В этом случае действуют пороговые значения поставок, которые различаются в зависимости от страны. Если определённый порог по выручке превышен, НДС необходимо уплачивать в стране покупателя.
- Экспорт в третьи страны (государства вне ЕС) — При поставках товаров или оказании услуг за пределы ЕС не существует единых правил. Поэтому компаниям следует заранее ознакомиться с налоговыми нормами страны назначения.
📌Наш совет: используйте программное обеспечение для выставления счетов, которое позволяет создавать счета на разных языках и в различных валютах, а также учитывает специфические требования как для стран ЕС, так и для стран вне ЕС. Так вы гарантируете, что ваши международные счета соответствуют законодательным требованиям.
